Com tantas tarefas no dia a dia fica difícil encontrar formas práticas para organizar seu tempo com flexibilidade de forma que permita fazer as coisas que gosta sem deixar de cumprir com as obrigações assumidas. Muitas coisas que precisamos fazer em nossa rotina podem não ser agradáveis, outras nos tomam tempo demais, de forma geral, é comum termos o sentimento que não temos tempo para fazer tudo que gostaríamos.
Ter um tempo para praticar um esporte ou atividade física que goste, poder passar mais tempo com os filhos ou o companheiro, ter um tempo para si mesmo, ler aquele livro que prometemos a nós mesmos ler e nunca sobra tempo. Aliás, quantas coisas prometemos fazer que ficaram apenas na vontade? Ao invés de procurarmos formas de realizar estes desejos buscamos desculpas para justificar a nossa impossibilidade de fazer acontecer.
Considerando a quantidade de informações e distrações que temos ao nosso redor fica difícil manter o foco em cada coisa que temos que fazer, especialmente aquelas tarefas chatas, que parecem não acabar mais e nos tomam mais tempo do que gostaríamos. Enquanto estamos fazendo algo que não gostamos nos distraímos com mais facilidade e é comum interrompermos essa atividade com pausas e pensamentos distantes, pois estamos sempre num estado de fugir daquilo que não gostamos (leia mais sobre isso no texto: Procrastinação).
POR ONDE COMEÇAR?
Para que você possa otimizar seu tempo com maior flexibilidade é preciso começar mudando a forma como encara o uso do seu tempo. Quanto mais você acredita e vive num sistema de horários rígidos em que a cada hora você deve fazer algo predeterminado sem qualquer outra opção, mais você se sente mal com as atividades que faz e mais você gasta tempo com elas. Pois as distrações e a procrastinação ganham mais e mais força nas tarefas que você faz sem vontade. É um ciclo no qual você está sempre ocupado e pouco produz.
1) Trocar tarefas que não gosta por tarefas que você gosta.
A primeira dica está relacionada em buscarmos trocar tarefas que não gostamos, por tarefas que gostamos. Cada pessoa tem suas próprias aptidões e gostos, por isso, é possível que alguém próximo a você se sinta bem em fazer algo que você faz e que você não gosta. O inverso é válido, mesmo que a atividade do outro não seja tão agradável, para você ela pode ser melhor do que alguma que você faz atualmente e não gosta. Então porque não trocar as tarefas?
2) Criar um ambiente agradável.
Nem sempre a troca de tarefas é possível, nestes casos o que pode ajudar é transformar a atividade que não é tão agradável em algo mais prazeroso. Elementos externos como a hora do dia em que está mais disposto, o ambiente em que realiza a atividade, o silêncio ou uma música agradável podem tornar a experiência melhor. Mesmo que a mudança de elementos externos seja difícil, procure intercalar as tarefas menos agradáveis com as agradáveis. Encontrar equilíbrio naquilo que fazemos é importante para nosso bem-estar e motivação.
3) Organizar sua semana em blocos de tarefas.
A terceira dica é a que poderá lhe dar grande flexibilidade dentro da sua rotina. A ideia aqui é começar se organizando listando todas as atividades que você tem que fazer, assim como aquelas que gostaria de fazer (mesmo que não esteja conseguindo fazer no momento). Estando com todas as atividades claras e listadas é hora de organizar as tarefas da próxima semana por blocos. Esses blocos podem ser divididos em algumas horas, como o período da manhã, da tarde, ou mesmo um dia todo pode ser considerado um bloco. Dependerá da sua liberdade de tempo para realizar as diferentes tarefas.
Quem tem que cumprir horário no trabalho, por exemplo, irá fechar blocos dentro do horário de trabalho para tarefas de trabalho, quem tem liberdade de horário para trabalhar poderá definir os horários em que é mais produtivo para cada tarefa. Cada um vai adaptando com conforme sua realidade. A flexibilidade das atividades acontece quando você tem mente o prazo e a entrega dos resultados. Como estamos considerando um determinado número de atividades, num determinado espaço de tempo (uma semana), então você sabe que terá que completar tudo dentro desse prazo – sempre se organize antes de iniciar a semana.
Quando você tem atividades com horário marcado, como uma reunião na segunda-feira pela manhã, por exemplo, e você definiu o período da manhã como um bloco, então é interessante que coloque dentro desse bloco atividades que não dependem necessariamente de um horário para serem cumpridas. Então, no exemplo dado, você teria a reunião pela manhã e, mesmo que não soubesse exatamente quanto tempo levaria a reunião, o tempo que restasse você poderia cumprir as outras tarefas flexíveis que jogou para aquele bloco de segunda-feira de manhã.
Pode acontecer que depois da reunião, você não estava disposto para fazer aquelas tarefas predefinidas. Então você pode escolher tirar o resto da manhã para fazer outras coisas. Tanto tarefas de blocos futuros que você se sinta mais disposto a fazer, quanto não fazer nada, descansar. Sim, você tem que incluir o tempo para descansar, assim como atividades de lazer no meio da programação. Pode acontecer de terça-feira à tarde, por exemplo, você encontrar com alguém que poderia lhe ajudar com sua tarefa destinada ao bloco de quinta-feira de manhã. Nesse caso você adianta a tarefa de quinta-feira e joga a de terça-feira no lugar desta. Então você vai reorganizando seu tempo dentro da semana de acordo com os acontecimentos e sua disposição.
Colocar em prática essa dica de organização em blocos de tempo pode lhe conferir um grande aumento no seu bem-estar e qualidade de vida, porém só irá funcionar se for encarada com seriedade e consciência. Não é uma organização pra se apoiar nas horas de folga e ir deixando acumular as obrigações todas para o final de semana, pelo contrário, sugiro ir eliminando o quanto antes o que for mais pesado para deixar o final da semana mais leve, mas sem exageros, fazer isso de forma que se sinta bem. Além disso, é preciso ter em mente que a semana é o tempo que você tem para realizar aquelas demandas definidas anteriormente.
Caso a semana esteja terminando e você não esteja conseguindo realizar as tarefas é sinal que existe algum problema. Você pode não estar aproveitando os blocos de tempo de forma equilibrada e estar dando mais atenção apenas a determinadas atividades, ou ainda, pode ter tarefas demais na sua semana de forma que você não dá conta disso e isso também é um problema que precisa ser revisto com urgência. Quando aquilo que você faz na rotina é maior do que sua própria rotina você está sendo sobrecarregado e está numa situação que não é sustentável.
Perceba que a essência desse sistema é o equilíbrio na destruição das tarefas mais desgastantes, as mais leves e os momentos de pausa e distração. Tudo pré-organizado, mas com total flexibilidade para trocar entre uma e outra atividade de acordo com sua motivação e condições em cada momento.
4) Criar prioridades para suas atividades
Antes de qualquer coisa, é preciso entender que estamos falando de toda e qualquer atividade que você tenha que fazer, seja o tempo que passa com a família, trabalho, lazer, etc. Você pode definir cada tarefa como urgente, prioritária e normal, por exemplo. Naturalmente você irá dar prioridade as tarefas urgentes, depois as prioritárias e, finalmente, as tarefas normais.
O problema com essa forma de organizar as atividades é que acabamos dedicando quase todo nosso tempo para as tarefas urgentes e prioritárias e deixamos de lado as normais, que geralmente são aquelas que mais gostamos de fazer ou são mais leves para realizar. Mesmo quando nos vemos fazendo as atividades normais, como tirar um tempo para nós, nos sentimos culpados, como se não estivéssemos aproveitando o tempo direito.
O que dá muito certo com a criação de prioridades para cada atividade é utilizá-las dentro da organização por blocos de tempo. Os dois funcionam melhor quando trabalhados em conjunto. Você distribui as prioridades ao longo da semana, equilibrando cada dia com tarefas urgentes, de prioridade e normais, trazendo mais equilíbrio para sua rotina – nunca se sobrecarregue apenas com as urgências. Se você não está conseguindo inserir tarefas normais ao longo dos blocos de tempo da semana, é sinal que você está se sobrecarregando e não está com boa qualidade de vida.
5) Foco no que está fazendo
Essa dica parece óbvia, além de não ser tão fácil de praticar quanto falar. Imagina, manter foco em todas as tarefas. Mas ela passa a fazer sentido quando aplicada as dicas anteriores. Quando você está usando a organização por blocos de tempo e determinando prioridades a todas as tarefas que realiza, tendo cuidado para que estejam equilibradas ao longo da semana, então ficará mais fácil de ter foco em cada coisa que fizer.
O problema de manter o foco geralmente é porque não estamos afim de fazer aquilo que estamos fazendo e nossa mente fica pensando no que não podemos fazer. Porém, quando temos pela frente uma tarefa dessas que não gostamos muito, mas sabemos que no resto de bloco de tempo teremos um tempo para atividades mais leves e agradáveis, podemos ter foco total naquela tarefa menos agradável. Não seremos mais reféns de horas que parecem intermináveis fazendo uma tarefa pesada atrás da outra.
Como esse fator é muito importante, volto a dizer: invista em manter o equilíbrio entre as tarefas urgentes, prioritárias e normais. Isso deve ser muito bem construído para que os dias sejam mais leves e você possa se manter produtivo. Você não precisará mais ficar pensando no que virá, no dia em que poderá fazer uma atividade que lhe agrada, ou mesmo contando os dias para o final de semana. Com a rotina organizada de forma equilibrada você terá mais possibilidade de viver o momento atual e manter o foco naquilo que está fazendo (entenda melhor a relação entre o tempo e as coisas que fazemos no texto: O Domínio do Tempo).
Faça da sua rotina algo no qual você se sinta bem!
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